Privacybeleid | AVG

PRIVACYBELEID CHELONA & AVG WETGEVING

Chelona heeft haar privacy beleid aangepast aan de wetgeving volgens AVG, mei 2018. Hier volgt een uiteenzetting van dit beleid.

Website met Certificaat

De website van Chelona is voorzien van een zogenaamd SSL veiligheidscertificaat. Door dit certificaat wordt het verkeer tussen de website en u browser gecodeerd en daardoor beveiligd tegen tussenkomst van anderen. De website draait onder het veilige // protocol. U treft dan ook het bekende groene slotje aan, links naast het internetadres van de website.

Opgeslagen gegevens

Chelona verzorgt voor artiesten payroll activiteiten. Dit houdt in dat er een werkgever-werknemer relatie ontstaat. Omwille van de Nederlandse wetgeving is Chelona verplicht om gegevens bij te houden die nodig zijn om aan alle fiscale wetten te voldoen. Deze bijzondere verplichting staat dan uiteraard ook toe dat Chelona deze gegevens gebruikt en opslaat.

Chelona gebruikt deze gegevens uitsluitend voor het verzorgen van payroll activiteiten en het doen van fiscale aangiftes. Ze worden niet aan derden verstrekt of gebruikt voor andere doeleinden.

Als betrokkene er voor kiest de persoonsgegevens niet aan te leveren zal Chelona haar diensten voor hem/haar niet kunnen uitvoeren.

Omwille van facturering aan klanten (organisatoren, gewone klanten etc.) worden uitsluitend de factuuradressen vastgelegd. Geen persoonlijke gegevens van de contactpersonen.

Chelona maakt geen gebruik van geautomatiseerde besluitvorming met gebruik van persoonsgegevens. Denk hierbij aan profilering door persoonsgegevens.

Verstrekking gegevens aan derden

Gegevens uit de salarisadministratie worden verwerkt via salarissoftware. De software voorziet in een goed beveiligd persoonlijk online dossier waar werknemers hun gegevens kunnen inzien en downloaden (salarisstroken, jaaropgaves). Tevens zijn deze gegevens beschikbaar voor de leverancier van de software omdat zij ondersteuning moeten kunnen geven voor de software. Tevens om de online dossiers beschikbaar te stellen. Met deze leverancier is een verwerkersovereenkomst afgesloten in het kader van de AVG. Zie verder op.

Bewaartermijn opgeslagen gegevens

Zoals hierboven aangegeven moet Chelona voldoen aan wettelijke fiscale verplichtingen. Een daarvan is de bewaartermijn van (loon)administratieve gegevens. Uiteraard bewaren wij alle gegevens gedurende deze periode.

Een belangrijk aspect is de bewaartermijn voor onze klanten. Ook deze moeten hier aan voldoen, hoewel de verplichte bewaartermijn voor burgers korter is dan voor bedrijven. Wij bieden een online bewaarlocatie aan waar klanten hun loonstroken en jaaropgaves kunnen opvragen. Ook hier is de minimale wettelijke bewaartermijn van toepassing.

Beveiliging persoonsgegevens

Hoewel het onmogelijk is om 100% veiligheid te garanderen doet Chelona uiterste inspanningen om privacy gegevens zo goed mogelijk te beveiligen. Technisch is er alles aan gedaan om gegevens veilig op te slaan. Denk hierbij aan firewalls, virusscanners, sterke wachtwoorden, permanente uitvoering van de laatste updates voor software, operating system en virusscan etc.

In de website van Chelona worden geen persoonsgegevens of welke andere gegevens dan ook opgeslagen. Gegevens die door derden worden aangeleverd via bijvoorbeeld contactformulieren worden lokaal binnen het bedrijf opgeslagen en/of verwerkt.

Chelona is een eenmansbedrijf. Organisatorisch zijn alle persoonsgegevens dientengevolge uitstekend beveiligd. Er is maar 1 persoon, de eigenaar van het bedrijf, die toegang heeft tot de persoonsgegevens.

Functionaris voor de gegevensbescherming

Chelona is geen overheidsinstantie of publieke organisatie. Bovendien is de kernactiviteit niet het verzamelen van persoonsgegevens. Derhalve is er geen FG aangesteld.

Verwerkingsregister

Er is een verwerkingsregister conform de AVG voorhanden. Hierin wordt aangegeven welke gegevens worden opgeslagen, voor welk doel, naar aanleiding van welke wettelijke basis, de bewaartermijn en aan wie deze gegevens nog meer worden verstrekt. De inhoud van dit register komt over een met hetgeen u op deze pagina kunt lezen.

Verwerkersovereenkomst

Omwille van de uitvoering van de salarisadministratie zijn persoonsgegevens uit de deze administratie beschikbaar voor een softwarepakket. Onderdeel hiervan is een online persoonlijk dossier waar werknemers hun salarisstroken en jaaropgaves kunnen inzien en downloaden. Tevens heeft de support van de softwareleverancier deze gegevens nodig om onderhoud en ondersteuning te kunnen verlenen aan het softwarepakket. Met de leverancier is een verwerkersovereenkomst van toepassing waarin is vastgelegd dat de gegevensbescherming voldoet aan de wet AVG. De software leverancier gebruikt de gegevens dan ook niet voor andere doeleinden dan hierboven beschreven.

Inzage gegevens

Iedere betrokkene van Chelona kan een verzoek richten om inzage te krijgen van alle over hem/haar opgeslagen gegevens. Deze gegevens zullen dan zonder meer en volledig worden kenbaar gemaakt aan de aanvrager. Betrokken heeft ook het recht om gegevens te laten wijzigen of laten verwijderen. Uiteraard kan dit alleen indien Chelona hierdoor haar wettelijke verplichtingen nog kan blijven voldoen.

Klachten

Indien u klachten heeft in relatie tot de opslag van persoonsgegevens door Chelona, dan verzoeken wij u ons hiervan op de hoogte te stellen. Chelona zal er alles aan doen om problemen op te lossen. U heeft uiteraard altijd het recht om een klacht aan te brengen bij de privacy toezichthouder. Chelona zal u hierbij willen helpen als u hier prijs op stelt.

Contactgegevens

Chelona, Prinsbisdomstraat 8a, 6121 JG Born

Contactpersoon, verantwoordelijke privacy : Albert Salden (Eigenaar)

 

Born, 28 april 2018